אוטומציה להרשמה לסדנה

מהמייל, דרך טבלת המעקב, ועד הזימון ביומן: תהליך מסודר עם פרומפטים מוכנים להעתקה.

1. אישור רכישה במייל
2. תווית וארכוב
3. שורה בטבלת המעקב
4. זימון ביומן

ואז: ריצה יומית רק על הרשמות חדשות. אישור נכנס ← מידע מסודר ← הזמנה נשלחת ← בלי כפילויות.

לפני שמתחילים: מקור אחד ברור לכל פרט

• שם הסדנה

  כפי שהוא מופיע באישור הרכישה.

• מקור התשלום

  שם חברת הסליקה או כתובת השולח.

• טבלת מעקב

  Google Sheet פרטי עם הרשאות מצומצמות.

• לוח זמנים

  כל תאריך, שעה ואזור זמן, גם כשיום אחד חריג.

מחברים את השירותים: ודאו שסביבת העבודה שלכם יכולה לגשת, בהרשאה שלכם, ל-Gmail, ל-Google Drive / Sheets ול-Google Calendar. שמות המסכים והחיבורים עשויים להשתנות לפי גרסת המוצר והחשבון.

כך זה נראה בפועל

בסרטון אני מדגים את הרצף המלא: חיבור השירותים, ארבעת הפרומפטים ובדיקת המשימה המתוזמנת.

ארבעה פרומפטים: מעתיקים, ממלאים את הסוגריים ומריצים לפי הסדר

בפעם הראשונה עובדים ידנית. רק אחרי שהכול מדויק, הופכים את הרצף לאוטומציה יומית.

01. מסדרים את המייל: מאתרים, מתייגים ומעבירים מהדואר הנכנס

מתחילים ממקור האמת: אישורי הרכישה. התווית מרכזת אותם, והארכוב מפנה את תיבת הדואר בלי למחוק דבר.

השבוע אני מעביר/ה סדנה שנקראת "(הכניסו כאן את שם הסדנה)". במייל שלי יש אישורי רכישה מחברת הסליקה "(הכניסו כאן את שם חברת הסליקה)".

אני רוצה שתעבור/י על המייל, תאתר/י רק אישורי רכישה שקשורים לסדנה הזאת, תיצור/י עבורם תווית בשם "(הכניסו כאן את שם התווית)", ותחיל/י אותה על ההודעות. לאחר מכן ארכב/י את ההודעות כדי שלא יישארו בתיבת "דואר נכנס".

אל תמחק/י הודעות, ואל תעביר/י הודעות שאינן קשורות לסדנה. בסיום, דווח/י כמה הודעות נמצאו ומה בוצע.

מה בודקים: שהמיילים מופיעים בתווית החדשה, לא נמצאים בדואר הנכנס ועדיין נמצאים ב“כל הדואר”.

02. בונים טבלת מעקב: מוסיפים כל נרשם פעם אחת בלבד

מספר עסקה הוא מזהה עדיף לכפילויות. אם הוא חסר, כתובת האימייל משמשת בדיקה חלופית, בלי להשלים מידע שלא הופיע באישור.

עכשיו עדכן/י את טבלת Google Sheets הבאה: (הכניסו כאן קישור לטבלה שלכם), כך שתשמש כטבלת מעקב לנרשמים.

עבור כל אישור רכישה רלוונטי, הוסף/י שורה אחת בלבד עם הפרטים הקיימים באישור: שם, אימייל, טלפון אם קיים, תאריך רכישה, סכום, מספר עסקה או אישור, סטטוס תשלום ומקור.

לפני הוספה, בדוק/י שאין כבר שורה עם אותו מספר עסקה או אישור; אם אין מספר כזה, בדוק/י לפי כתובת האימייל. אל תמציא/י פרטים חסרים. בסיום, דווח/י אילו שורות נוספו ואילו רשומות כבר היו קיימות.

מה בודקים: השוו שורה אחת לאישור המקורי. שם, אימייל, סכום ומזהה העסקה חייבים להיות זהים.

03. שולחים זימונים: בודקים לפני שמזמינים

הבדיקה חייבת להתבצע בכל אירוע בנפרד. כך משתתף שכבר הוזמן לאחד הימים לא יקבל זימון כפול, ועדיין יקבל את הימים החסרים.

עכשיו בדוק/י את אירועי הסדנה ביומן ושלח/י זימון לכל הנרשמים שמופיעים בטבלה לכל ימי הסדנה.

פרטי הסדנה: (הכניסו כאן את כל התאריכים, שעות ההתחלה והסיום ואזור הזמן).

לפני כל שליחה, בדוק/י אם כתובת האימייל כבר מופיעה כאורח בכל אירוע. אם כבר קיים זימון, אל תשלח/י אותו שוב ודווח/י לי. אם אירוע חסר או שהפרטים אינם חד-משמעיים, עצור/י ושאל/י לפני יצירת אירוע חדש.

מה בודקים: פתחו כל אירוע ואמתו את רשימת האורחים, התאריך, השעה ואזור הזמן. אל תסתפקו בהודעת הצלחה.

04. קובעים ריצה יומית: מחברים את הכול לאוטומציה אחת

הפרומפט מגדיר גם מה לעשות וגם מתי לא לעשות דבר. זה חשוב במיוחד כדי למנוע כפילויות, הודעות מיותרות ושינויים כשאין הרשמות חדשות.

בכל יום בשעה (הכניסו כאן שעה ואזור זמן), עבור/י על תיבת המייל שלי וחפש/י אישורי רכישה חדשים עבור "(הכניסו כאן את שם הסדנה)" מחברת הסליקה "(הכניסו כאן את שם חברת הסליקה)".

עבור כל אישור חדש בלבד: החל/י את התווית "(הכניסו כאן את שם התווית)", ארכב/י את ההודעה בלי למחוק אותה, הוסף/י את הנרשם לטבלת Google Sheets (הכניסו כאן קישור לטבלה) רק אם מספר העסקה או האישור או כתובת האימייל עדיין אינם מופיעים בה, ושלח/י לו זימון לכל אירועי הסדנה רק אם עדיין אינו מוזמן.

אם אין אישורים חדשים, אל תשנה/י דבר ואל תשלח/י הודעה. אם חסר מידע, קיימת סתירה, או פעולה נכשלה, עצור/י ודווח/י מה דורש בדיקה. בסיום כל ריצה שבוצעו בה שינויים, סכם/י אילו הודעות סודרו, אילו שורות נוספו ואילו זימונים נשלחו.

מה בודקים: שמרו את המשימה כפעילה, הפעילו “הרצה עכשיו” ובדקו את כל שלושת היעדים לפני שמסתמכים על לוח הזמנים.

בדיקת הרצה ראשונה

אל תסמכו על הסיכום בלבד. עברו על התוצאה האמיתית בכל שירות.

1. הריצו עכשיו את המשימה פעם אחת באופן ידני.
2. ודאו שהודעה אחת קיבלה תווית, יצאה מהדואר הנכנס ולא נמחקה.
3. השוו את שורת השיטס לאישור המקורי וודאו שאין שורה כפולה.
4. פתחו כל אירוע ואמתו אורחים, תאריכים, שעות ואזור זמן.
5. הריצו שוב כשאין הרשמות חדשות. התוצאה הרצויה היא אפס שינויים ואפס שליחות.

טיפ: אם הסביבה שלכם מאפשרת בחירת מודל, אפשר לבחור מודל חסכוני שמתאים למשימה, אבל רק אחרי שהריצה הידנית עברה בהצלחה.

פרטיות ואבטחת מידע: מעט מידע, מעט הרשאות, הרבה בדיקות

האוטומציה שתבנו עשויה לעבד מידע אישי של נרשמים, ואתם אחראים למטרה, להרשאות, לשמירה ולמחיקה שלו.

• שמרו רק מידע שנחוץ לניהול ההרשמה.
• הגבילו את שיתוף הטבלה לבעלי תפקיד שזקוקים אליה.
• אל תכניסו לפרומפט סיסמאות, קודי אימות או פרטי כרטיס אשראי.
• קבעו מתי מוחקים מידע שכבר לא נחוץ.
• הפרידו בין זימון תפעולי לסדנה לבין דיוור שיווקי או הוספה לקבוצת WhatsApp, שעשויים לדרוש הסכמה נפרדת.

המידע במדריך כללי ואינו ייעוץ משפטי. יש להתאים את התהליך לדין, למדיניות הארגון ולספקים שבהם אתם משתמשים.

שאלות נפוצות

האם צריך לדעת לתכנת?

לא. המדריך בנוי מפרומפטים מוכנים. כן צריך לחבר את השירותים המתאימים, לתת הרשאות נקודתיות ולאשר פעולות לפי הצורך.

איך מונעים כפילויות בטבלה וביומן?

מזהים רכישה לפי מספר עסקה או אישור, ובודקים אימייל כחלופה. לפני זימון, בודקים את רשימת האורחים בכל אירוע בנפרד.

האם ההודעות נמחקות מ-Gmail?

לא. ארכוב מסיר אותן מתיבת הדואר הנכנס, אבל משאיר אותן ב“כל הדואר” ובתווית שיצרתם.

מה קורה אם לנרשם אין Google Calendar?

אפשר להזמין כל כתובת אימייל. המקבל יקבל הזמנה בדואר ויוכל להגיב בהתאם לשירות היומן שבו הוא משתמש.

איזה מידע כדאי לשמור בטבלה?

רק מידע שדרוש לתפעול ההרשמה: למשל שם, אימייל, טלפון אם נדרש, תאריך רכישה, סכום או סטטוס ומזהה עסקה.

האם צריך להשאיר את המחשב פתוח בכל ערב?

לא בהכרח. זה תלוי בסביבת האוטומציה ובחיבורים הזמינים בחשבון. ודאו שהמשימה פעילה ושההרשאות תקינות.

איך יודעים שהאוטומציה באמת עבדה?

מריצים בדיקה ידנית ומאמתים הודעה אחת מקצה לקצה: תווית וארכוב, שורה אחת בטבלה וזימון אחד בכל אירוע נדרש.

מקורות להעמקה

• Google: תוויות, מסננים וארכוב ב-Gmail
• Google: הזמנת אורחים לאירוע ביומן
• Google: שיתוף והרשאות בקבצי Sheets
• Google Developers: דוגמה לאוטומציית הרשמה לאירוע
• הרשות להגנת הפרטיות: שאלות ותשובות על אבטחת מידע
• הרשות להגנת הפרטיות: תיקון 13 לחוק הגנת הפרטיות

תוספת למדריך, בחינם במייל

4 הפרומפטים לאוטומציית הרשמה

שולחים לכם עכשיו למייל. בלי סיסמה ובלי הרשמה לאתר.

המייל שלכםאל תמלאו את השדה הזהאני רוצה לקבל במייל מדריכים חדשים ועדכונים ממאי רייזמן. זה דיוור שיווקי, ואפשר להסיר את עצמי בכל רגע.שלחו לי את התוספת

המייל ישמש לשליחת התוספת, ואם סימנתם, גם למדריכים ועדכונים. הוא נשמר אצל מאי רייזמן בגיליון Google, לא יועבר לאחרים, ואין חובה חוקית למסור אותו. אפשר לבקש לעיין במידע, לתקן או למחוק אותו בכל רגע.מדיניות הפרטיות